Resumen extraído a partir de un texto de la FinOps Foundation sobre cómo implementar FinOps.
FinOps es una disciplina que combina a personas, procesos y tecnología para gestionar el coste de la nube, permitiendo a las empresas maximizar su valor de negocio. De forma resumida, se trata de la gestión financiera de la nube.
Y, dentro del marco de FinOps, la asignación es crucial para comprender y organizar los costes de la nube de manera transparente y con estrategia de negocio.
¿Cómo se logra una buena estrategia FinOps?
Mediante la alineación de estos 4 pilares:
1. Mantener una estrategia de asignación
- Definir agrupaciones organizativas a las que asignamos todos los costes de la nube en nuestro negocio.
- Definir una terminología específica para describir todas las agrupaciones de asignación.
2. Mantener una estrategia de etiquetado y jerarquía
- Definir etiquetas específicas, estándares de nomenclatura y estructuras de agrupación utilizadas para identificar que un coste pertenece a una agrupación particular.
- Definir cómo identificar subconjuntos de costos que se comparten.
3. Mantener una estrategia de costes compartidos
- Definir la necesidad de compartir cualquier subconjunto de costos entre los objetivos de asignación.
- Definir mecanismos para compartir costos para cada ítem de costo compartido.
4. Validar el cumplimiento de la asignación
- Crear mecanismos para garantizar una asignación adecuada de costes a nuestros grupos de asignación.
- Definir y mantener una taxonomía de asignación de categorías para nuestro uso de la nube.
- Definir y mantener una estrategia para documentar la distribución de los costes compartidos y los impactos en los objetivos de asignación.
¿Cómo se lleva a cabo la asignación de costes para implantar FinOps?
Primero, comencemos por los tipos de asignación que hay disponibles: cuentas, etiquetas y otros metadatos.
- Cuentas: permite separar los gastos por equipos o departamentos en distintas cuentas.
- Etiquetas: asigna pequeñas etiquetas a recursos (por ejemplo, una máquina virtual) para identificar a qué equipo, proyecto o centro de costes pertenece.
- Otros metadatos: utiliza información de bases de datos de gestión de la configuración (CMDB) o datos de uso para asignar costes que no se pueden etiquetar directamente.
Mediante la asignación podemos identificar costes, de forma que los responsables de finanzas, de productos ingenieros y otros profesionales tengan una comprensión transparente y completa del coste de los recursos de la nube de los que son responsables.
La granularidad de la asignación se mejora mediante convenciones de nomenclatura a nivel de recurso y etiquetas aplicadas dentro de la nube. Se puede lograr una asignación aún más granular, o la asignación de elementos de costes compartidos, utilizando otras fuentes, como la mencionada Configuration Management Database (CMDB) de la organización, la observabilidad o los datos de utilización.
La asignación requerirá tres estrategias principales: estrategia de asignación, estrategia de etiquetado y estrategia de Costes compartidos. Cada una se describe a continuación.
Estrategia de asignación al equipo:
Define cómo asignar los costes a la organización. Esta estrategia implica principalmente comprender y definir cómo la organización desea analizar los costes de la nube para mostrarlos a los distintos equipos. Puede haber múltiples niveles de asignación de costos y diversas maneras de segmentar los datos de costes y uso.
Por ejemplo, el departamento financiero podría necesitar ver los costes dividido por tipo de gasto, pero los equipos de ingeniería podrían necesitar un desglose más granular por aplicación, y los equipos de operaciones podrían necesitar ver todos los costes relacionados con los entornos de producción para todas las aplicaciones.
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Estrategia de etiquetado o metadatos:
Define cómo se asignarán el uso y los recursos de la nube a las partes definidas de la organización. Esta estrategia implica principalmente comprender la combinación de datos en la nube necesaria, cómo se segregarán los recursos en cuentas, cómo se agruparán las cuentas, cómo se utilizarán los estándares de nomenclatura, cómo se aplicarán las etiquetas y cómo se agregará toda esa información.
Las estrategias de etiquetado deben considerar los desafíos del cumplimiento y la consistencia del etiquetado, las diferencias en cómo se etiquetan los recursos en diferentes entornos y el hecho de que algunos costes no se pueden etiquetar en entornos de nube.
El etiquetado también puede ser mucho más efectivo mediante la automatización, la infraestructura como código (IaC) o el uso de herramientas para gestionar las etiquetas una vez lanzados los recursos. Si bien el alcance de la estrategia de metadatos que se analiza aquí se limita a la asignación de costes, también puede abarcar o combinarse con las necesidades de otras áreas dentro de una organización, como operaciones, automatización y seguridad. La estrategia de etiquetado de la organización puede ser propiedad de un Centro de excelencia en la nube (CCOE), un equipo de plataforma en la nube o un equipo de DevOps, lo que requiere la colaboración de esos grupos para contribuir con los requisitos de asignación de costos en el plan combinado.
Estrategia de costes compartidos:
Define cómo se asignará cada conjunto de recursos compartidos a los presupuestos. La mayoría de las organizaciones también tendrán costes compartidos que asignar. Algunos ejemplos incluyen costes de soporte que benefician a todos los usuarios, servicios de red centralizados o entornos compartidos (plataformas, contenedores, etc.).
Si bien el objetivo final de una organización puede ser la asignación completa de costes, la asignación y la generación de informes de costes compartidos pueden ser complejas. Muchas prácticas iniciales de FinOps adoptan un enfoque de «ignorancia informada», donde se toma la decisión empresarial explícita de presupuestar centralmente los costos compartidos, en lugar de asignarlos desde el presupuesto de cada centro de costes. Elige para cada costo compartido la política de asignación que genere el mejor valor para la organización. La mayoría de las organizaciones utilizan una combinación de estrategias: algunos costes compartidos se asignan a los presupuestos de los centros de costes y otros se financian con presupuestos centrales.
La asignación de costes compartidos puede realizarse de diversas maneras, incluyendo asignaciones fijas, proporcionales o mediante el uso de métricas proxy para determinar una proporción variable. A medida que el uso de la nube y las prácticas de FinOps de una organización maduran, y en particular a medida que se introduce o incrementa la automatización, es probable que estas estrategias también cambien y maduren. Estos cambios orientarán la capacidad de ingesta de datos para obtener todos los datos y la información contextual necesarios. El objetivo debe ser alcanzar el nivel de asignación que proporcione a la organización la información necesaria para tomar buenas decisiones en el nivel de madurez elegido.
3 Etapas de madurez para implementar FinOps
Gatear
Estrategia de asignación simple donde los costes de las cuentas, proyectos o suscripciones se asignan a las unidades de negocio, carteras o centros de costes utilizando una lista de cuentas que se sabe que pertenecen a centros de costes o unidades de negocio específicos.
- Existe una estrategia de etiquetado que incluye:
- estándares de nombres de recursos.
- estándares de nombres de cuentas, proyectos y suscripciones.
- El cumplimiento de la estrategia de etiquetado es inconsistente
- Desafíos mensuales para identificar a los propietarios de cuentas desconocidas, no etiquetadas y no identificadas.
- El 50% del coste total de la nube se puede asignar sin ajustes ni alteraciones en los metadatos.
- Las etiquetas se utilizan para algunas asignaciones, pero no se pueden usar de manera consistente o no se usan para la mayoría de los gastos.
- No se identifican costes compartidos más allá de los cargos comunes como soporte, impuestos, etc.
- Los costes compartidos se asignan directamente a los presupuestos centrales o a los equipos de la plataforma en la nube y no se cargan a los centros de costes o unidades de negocios.
- Las personas de producto e ingeniería se encargan principalmente de dirigir solo los costes, lo que resulta en una reducción en la precisión de los pronósticos y los presupuestos.
- Los KPI básicos para la asignación de costos se definen y crean manualmente con una cadencia inconsistente.
- Las tareas de asignación se gestionan principalmente con sistemas y herramientas de proveedores de servicios en la nube.
Caminar
En esta etapa se ha implementado una estrategia de asignación bien documentada que identifica múltiples mecanismos para asignar costes, pero es posible que no se utilice de manera universal.
- Investigación poco frecuente para identificar elementos de costes no asignados, no etiquetados o no identificados.
- El 75% del coste de la nube se puede asignar sin ajustes, alteraciones ni investigaciones.
- La asignación de costes se puede realizar a nivel de aplicación o servicio.
- La estrategia de etiquetado de recursos y agrupaciones jerárquicas está bien documentada y se sigue.
- El cumplimiento del etiquetado es consistente en áreas o aplicaciones clave, pero no universal.
- Los mecanismos de asignación generalmente incluyen una combinación de factores, como cuentas, proyectos o suscripciones que se identifican mediante metadatos o un estándar de nombres como pertenecientes a centros de costes específicos, recursos dentro de fondos de costos compartidos que se pueden identificar como pertenecientes a un centro de costos en particular y algunos mecanismos para la distribución de costos compartidos.
- Todavía existen partes heredadas o menos críticas de la infraestructura de la nube que no utilizan de manera consistente los estándares de asignación y requieren algún esfuerzo manual o de estimación.
- La estrategia de costes compartidos está bien documentada y se comprende para múltiples elementos del coste compartido.
- Los costes compartidos se dividen utilizando un modelo de distribución adecuado (proporcional, fijo, dividido equitativamente) en toda la organización.
- Uso de una combinación de herramientas de proveedores de servicios en la nube, de terceros o herramientas personalizadas para administrar la asignación y el uso compartido
- Los descuentos se distribuyen proporcionalmente entre el gasto en la nube de todos los equipos.
- Los KPI para la asignación de costes se entienden, pero no se automatizan.
- Los propietarios de plataformas compartidas pueden mostrar los costes generados por los clientes internos.
- Las personas de producto e ingeniería son conscientes de su parte de los costes de la plataforma/servicio compartido e incluyen estos costos al pronosticar y presupuestar.
- Proceso de costes compartidos documentado para permitir y gestionar las expectativas de incorporación de “participación justa” de nuevos centros de costos/unidades de negocios.
Correr
Los costes de la nube se asignan en cualquier nivel de granularidad requerido por la organización.
- La asignación directa o mecanismos consistentes para distribuir ítems de costos compartidos, y estrategias para metadatos, jerarquía y estándares de nombres se están usando de manera consistente y efectiva de manera universal.
- Entre el 80 y el 100 % de los costes administrados de FinOps se asignan sin ajustes, alteraciones ni investigaciones.
- La automatización permite utilizar múltiples fuentes de datos para asignar costes compartidos en el nivel que sea posible cuando sea importante para la organización (por ejemplo, utilizando herramientas de medición para capturar el uso y aumentar los datos de facturación para atribuir costes compartidos con mayor precisión).
- Hay pocos escenarios en los que no se asignan todos los costes a nivel más granular o no están identificados, lo que básicamente no requiere investigación ni tiempo de generación de informes.
- Uso de herramientas de proveedores de servicios en la nube, herramientas de terceros, herramientas personalizadas integradas de forma consistente.
- Utilizar la automatización en el aprovisionamiento de recursos para crear coherencia en el etiquetado y metadatos de recursos y cuentas
- Utilizar mecanismos para corregir o aumentar automáticamente las capacidades de etiquetado del proveedor de servicios en la nube después de recibir los datos de facturación para lograr un alto porcentaje de cumplimiento de asignación.
- KPIs bien entendidos y automatizados.
- La asignación de costes se realiza casi en tiempo real, lo que permite que las personas de producto e ingeniería comprendan mejor sus costes mensuales.
- Las personas de producto e ingeniería son conscientes de su parte de los costes de la plataforma/servicio compartido e incluyen todos los costes como parte de su pronóstico y planificación presupuestaria.
- Los propietarios de plataformas/servicios compartidos pueden asignar completamente los costes generados por los clientes internos.
- Los propietarios de plataformas/servicios compartidos pueden recuperar los costes generados por los clientes internos y realizar previsiones y planificaciones presupuestarias precisas.
- La recuperación de costes compartidos refleja descuentos comerciales/descuentos basados en compromisos.
- Proceso de costes compartidos automatizado para permitir la incorporación de «participación justa» de nuevos centros de costos/unidades de negocios.
- Los costes compartidos se distinguen de los costes dedicados.
Dos ejemplos de roles FinOps
Para ayudar a contextualizar y visualizar cómo actuaría un profesional en la nube dentro del marco FinOps en una organización, mostramos dos ejemplos:
Una persona que desempeña un rol en finanzas, se encarga de…
- Determinar las unidades organizativas y presupuestarias a las que se asignarán los costes.
- Determinar cómo asignar porcentajes de cualquier elemento de coste compartido.
Una persona que desempeña un rol de ingeniería, se encarga de…
- Determinar cómo y cuándo se aplicarán los metadatos a las agrupaciones y recursos jerárquicos.
- Aplicar y automatizar los estándares de metadatos para la asignación de costes.
- Identificar y proporcionar todas las fuentes de metadatos necesarias para el análisis y la asignación de costes.
- Cumplir con las estrategias de asignación organizacional cuando sea necesario y brindar retroalimentación sobre problemas u oportunidades para mejorar.
Indicadores de rendimiento (KPIs) a la hora de implementar FinOps
La mayoría de los costes de la nube se pueden categorizar y asignar directamente a una unidad organizativa. Según la comunidad de profesionales de FinOps , la asignación integral se traduce en que al menos el 80 % del gasto en la nube se asigna a una práctica de FinOps con un nivel de madurez de rastreo, y el 90 % a una práctica de FinOps con un nivel de madurez de ejecución.
Algunos ejemplos de KPIs en el marco FinOps son:
Mapeo de metadatos empresariales
Objetivo: Lograr una asignación integral de costes a las unidades organizativas.
KPI: Porcentaje de los costos de la nube asignados directamente a las unidades organizativas.
Umbrales:
– Nivel de madurez de rastreo: 50 % o superior.
– Nivel de madurez de ejecución: 90 % o superior.
Porcentaje de coste sin categorizar
Objetivo: Minimizar los costes de nube no asignados.
KPI: Porcentaje de costes de la nube que no se pueden categorizar ni asignar directamente.
Umbral: Mantener por debajo de un umbral especificado, p. ej., 10 %.
Tiempo de respuesta de la investigación
Objetivo: Investigar y resolver eficientemente los costes no asignados.
KPI: Tiempo promedio necesario para investigar y resolver costes no asignados.
Umbral: establezca un tiempo de respuesta objetivo, por ejemplo, dentro de 48 horas.
Mejora continua en la precisión de la asignación
Objetivo: Mejorar continuamente la precisión de las asignaciones de costes.
KPI: Mejora trimestral en la precisión de las asignaciones de costes.
Umbral: Lograr un porcentaje de mejora establecido cada trimestre.
Conclusiones sobre cómo implementar FinOps
En definitiva, implementar FinOps no es solo una estrategia financiera, sino un cambio cultural que busca optimizar el valor de la nube. A través de la disciplina de la asignación, las empresas pueden lograr una transparencia total sobre sus gastos, permitiendo a los equipos responsables tomar decisiones informadas y responsables.
Este proceso, que evoluciona desde una fase inicial de «Gatear» hasta un nivel maduro de «Correr» a través de la automatización y la mejora continua, transforma el gasto en la nube de un coste pasivo a una inversión estratégica que impulsa el crecimiento y la eficiencia del negocio.
